Документы бухгалтерского учета: виды, требования, документооборот
Документы бухгалтерского учета фиксируют свершившиеся факты хозяйственной жизни и группируют их. К таким документам относятся первичные учетные документы, оправдательные документы и бухгалтерские регистры. Рассказываю о требованиях к документам бухгалтерского учета и объясняю, как организовать документооборот.
График документооборота — это схема прохождения документов внутри компании с момента их составления до завершения исполнения. В нем устанавливаются виды документов, ответственные за их создание и прохождение, и сроки каждого этапа обработки. Если такого графика нет, Петр Иваныч из отдела снабжения режет воблу на накладной поставщика, а Марья Васильевна в бухгалтерии списывает со склада несуществующие с точки зрения бухучета материалы и не понимает, почему программа ругается, высвечивая красные остатки.
С 2022 года в России есть отдельный бухгалтерский стандарт, который регулирует правила составления и обработки бухгалтерских документов — ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он определяет документооборот так: «Движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления до завершения исполнения». Перевожу на русский.
Бухгалтерский документооборот охватывает только бухгалтерские документы, о которых я расскажу дальше: первичные учетные документы, оправдательные документы и регистры бухгалтерского учета.
Их движение начинается в момент составления. И это движение не должно быть таким, как в моем примере. При наличии графика документооборота начальник отдела снабжения объяснит Иванычу, что после подписания накладной у него есть три дня на то, чтобы донести документ в бухгалтерию. Иначе никакой больше воблы на складе.
Подписывайтесь на мой телеграм-канал, чтобы ничего не пропустить!
После составления бухгалтерские документы могут проходить через несколько ответственных сотрудников из разных подразделений. Завершением исполнения, как правило, будет составление на их основе бухгалтерской отчетности и передача в архив. Документы не обязательно должны быть бумажными, но и для электронных документов график документооборота необходим. Без него хаос в бухгалтерии будет современным, продвинутым и с удобными кнопочками.
Обычно график документооборота оформляется как часть учетной политики компании. И, несмотря на то, что учетную политику готовит главный бухгалтер, график документооборота стоит разрабатывать в плотном контакте с директором. Во-первых, это его зона ответственности: согласно ФСБУ 27/2021, документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта. Во-вторых, он лучше понимает, какого взаимодействия между подразделениями нужно достичь. И график документооборота — отличное средство, чтобы устранить затыки там, где они есть, и добавить бюрократии туда, где царит анархия.
Поэтому не стоит рассматривать график документооборота как часть бухгалтерского учета. Правильнее смотреть на него как на часть системы внутреннего контроля, которая позволяет вовремя и без ошибок готовить информацию, необходимую не только для подготовки финансовой отчетности, но и для оперативного управления компанией.
График документооборота можно составить в виде схемы, текстового документа или таблицы — утвержденных форм нет. Главное, чтобы его было удобно читать, и он отвечал на вопросы:
Какой документ составляется в какой ситуации?
Сколько экземпляров нужно составить?
Кто отвечает за составление документа?
Кто подписывает документ?
Кому и в какие сроки передается документ?
Кто и в какие сроки обрабатывает документ?
Кто и когда сдает документ в архив?
Составление графика документооборота позволяет по-новому взглянуть на организационную структуру компании и бизнес-процессы. Это полезное упражнение для руководителя, которое может дать неожиданные инсайты. Но важно понимать, что бухгалтерский документооборот — лишь часть общего документооборота компании. И график документооборота нужен не только в бухгалтерии. А главное, без воли руководителя, который заставляет команду соблюдать его, — это просто бумажка.
Первичные учетные документы
Все факты хозяйственной жизни регистрируются в первичных учетных документах (Source Documents) или попросту — первичке. Это требование статьи 9 закона «О бухгалтерском учете». Нет документа — значит, и факта хозяйственной жизни не было. Бухгалтер не имеет права придумывать несуществующие факты хозяйственной жизни, даже если полностью уверен в том, что они были. Первичный учетный документ — это свидетельство о рождении факта хозяйственной жизни. Без него факт хозяйственной жизни — асоциальный маргинал непонятного происхождения, следы о котором аудиторы заставят вычищать из бухгалтерских регистров и финансовой отчетности.
Для каждого типа фактов хозяйственной жизни применяются свои первичные учетные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются актом об оказании услуг, поступление денег в кассу сопровождается приходным кассовым ордером, а материалы в производство списываются по требованию-накладной.
До 2013 года первичку нужно было составлять строго по формам, которые установлены альбомами унифицированных форм первичной учетной документации. Их в конце 90-х разработал Госкомстат — предшественник Росстата. С 1 января 2013 года коммерческим организациям унифицированные формы применять не обязательно. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ делегирует выбор форм первички руководителям компаний. Руководитель утверждает формы вместе с учетной политикой компании, и затем они применяются в течение, как минимум, года.
Исключение — кассовые документы. Приходные и расходные кассовые ордера, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости составляются по унифицированным формам. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У.
Первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
измерители факта хозяйственной жизни в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
должности лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни и правильность его оформления;
личные подписи этих лиц с расшифровкой.
В теории свобода форм нужна компаниям, чтобы расширять или сужать набор реквизитов, исходя из своих информационных потребностей. Нужно вам в среднем бизнесе иметь в первичке код подразделения или статьи бюджета, чтобы было удобнее разносить затраты — добавляете. Не нужно в условной шаурмячной — убираете. Но практика вносит свои коррективы. Огромную долю российского рынка бухгалтерского софта занимает фирма «1С». А в ее продуктах формы первички основаны на унифицированных. Поэтому в большинстве бухгалтерий малого и среднего бизнеса первичка выглядит одинаково.
Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. Ответственность за это и за соответствие данных в документе факту хозяйственной жизни лежит на тех, кто его подписал. Главбух отвечает только за правильность дальнейшей обработки документа.
Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон «О бухгалтерском учете» разрешает составлять первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Я очень поддерживаю такой формат. Электронный документооборот ускоряет прохождение документов между контрагентами и внутри компании в несколько раз. При этом бухгалтерии не приходится заниматься обезьяньей работой — вбиванием в компьютер данных с бумажного документа, куда они попали с другого компьютера.
Оправдательные документы
ФСБУ 27/2021 ввел термин, который прежде в бухучете не использовался, — оправдательные документы. Это полезная новация, она позволяет отделить первичные учетные документы от других документов, отражающих факты хозяйственной жизни. Практика показывает, что не все бухгалтеры разделяют эти понятия. Отсюда и нелепые требования типа обязательного предоставления в бухгалтерию счета на оплату или наличия подписи поставщика на товарной накладной для принятия ее к учету.
Оправдательный документ — это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учета, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете». Вот типичные оправдательные документы:
договор;
кассовый чек;
квитанция об оплате.
При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учете, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приемку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удаленку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: статья 9 закона «О бухгалтерском учете» требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и ее оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно, и его можно принимать к учету.
Если оправдательный документ содержит все обязательные реквизиты первичного, его можно принимать к учету без составления отдельного первичного учетного документа. Это распространенная практика, но по умолчанию такие документы не являются первичными. Акт приемки-передачи имущества или товарная накладная составляются не для бухгалтерского учета. Но раз в них есть все необходимое для принятия объекта к учету или списания, грех бухгалтеру этим не пользоваться.
Первичные учетные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, ФСБУ 27/2021 просто дал имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухгалтерском учете списание дебиторской задолженности подотчетного лица, нужен первичный документ — авансовый отчет. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчетного лица, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.
Регистры бухгалтерского учета
Первый этап бухгалтерской работы закончен — все факты хозяйственной жизни зарегистрированы в первичке. Но первичный документ — всего лишь фиксация факта, а бухучет должен дать пользователям понимание, как под влиянием зарегистрированных фактов хозяйственной жизни меняются объекты учета: активы, обязательства, капитал, доходы и расходы. Для этого бумажное или электронное море первички нужно упорядочить. И здесь на помощь приходят бухгалтерские регистры.
Слово «регистр» происходит от латинского «registrum» — список. Бухгалтерские регистры используются для накопления и систематизации данных первички. В классической бухгалтерии они могут иметь форму реестров, ведомостей, журналов и книг. Фактически, это таблицы, в которых данные сгруппированы по определенным признакам. Например, это карточки счетов или ведомости. ФСБУ 27/2021 устанавливает требования к регистрам. Из этих требований можно понять, как организуется обобщение первички:
Требование
Суть
Полнота
В регистрах хранятся данные, необходимые всем пользователям
Хронологическая и систематическая запись
Данные обобщаются по датам фактов хозяйственной жизни (хронологическая запись) и по бухгалтерским счетам (систематическая запись)
Целое равно сумме частей: хронологическая и систематическая запись, данные аналитического и синтетического учета, данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности должны «биться» друг с другом
Обоснованность учетных записей
Записи в регистрах формируются только на основе первичных документов. Нет документа — нет записи
Достоверность информации
Данные должны отражаться без пропусков и искажений в тех периодах, когда фактически произошли факты хозяйственной жизни
Своевременность информации
Данные должны попадать в регистры так быстро, чтобы успеть учесть их при составлении ближайшей финансовой отчетности
Юридическая значимость учетных записей
Данные регистров подтверждают наличие и величину объектов бухгалтерского учета
Единых установленных форм бухгалтерских регистров не существует, за исключением некоторых кассовых документов. Формы регистров разрабатываются главбухом каждой конкретной компании и утверждаются директором. Но есть обязательные реквизиты, установленные законом «О бухгалтерском учете»:
название регистра;
имя компании;
даты начала и окончания ведения регистра;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов учета;
стоимость объектов учета и единица измерения этой стоимости;
наименования должностей ответственных за ведение регистра;
личные подписи этих сотрудников с указанием фамилий и инициалов.
Регистры не обязательно вести на бумаге, допустима электронная форма. В современных бухгалтерских программах аналитика многомерная, все это добро перевести в бумажный вид бывает проблематично. Но если договор или закон обязывает предоставлять бумажный регистр, его придется распечатать и подписать.
Коротко о документах бухгалтерского учета
С 2022 года бухгалтерский документооборот, охватывающий первичные документы, оправдательные документы и регистры бухгалтерского учета регулирует ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Первичные документы (например, акты, накладные) фиксируют факты хозяйственной жизни для дальнейшего отражения в бухгалтерском учете. С 2013 года не обязательно применять унифицированные формы первичных документов, кроме кассовых. На практике многие используют шаблоны 1С. Первичные документы могут быть электронными, это ускоряет документооборот.
Оправдательные документы (например, договоры, чеки) юридически подтверждают взаимоотношения между компанией и ее контрагентами, но не всегда содержат все реквизиты первичных документов. ФСБУ 27/2021 разрешает использовать их в качестве первичных при наличии всех обязательных реквизитов последних.
Регистры бухгалтерского учета систематизируют данные первичных документов (например, ведомости, карточки счетов). Формы регистров компания разрабатывает самостоятельно, соблюдая требования закона «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021.
График документооборота — это схема движения документов в компании от создания до архивации, определяющая сроки и ответственных. Его отсутствие ведет к хаосу. График документооборота — часть системы внутреннего контроля, а не только бухгалтерии. Создавать график документооборота нужно совместно с руководителем компании. График документооборота помогает улучшить взаимодействие между подразделениями.
