Доходы и расходы в бухгалтерском учете: понятие, момент признания и виды
Доходы и расходы в бухгалтерском учете возникают, когда связанное с ними изменение активов и обязательств изменяет капитал компании. Этот момент не всегда совпадает с моментом уплаты денег. Объясняю, как считать доходы и расходы и какими они бывают.
Часто предприниматели понимают доходы как деньги, которые получены от покупателей. И это заблуждение. Так доходы могут определяться для конкретных прикладных целей — например, для определения суммы налога по упрощенной системе налогообложения. Но, если считать любые поступления на счет своим доходом, недолго и прогореть. Поэтому в бухгалтерском учете доходы определяются по-другому.
Доходы (Revenue) — это увеличение экономических выгод в результате поступления активов или погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала компании. Исключение — вклады учредителей. Так гласит ПБУ 9/99 «Доходы организации».
Не самое простое определение, зато оно четко отделяет поступления денежных средств от доходов. В нем важно понять два момента:
Доходы появляются, когда компания получает любые активы, а не только деньги. Или когда уменьшаются ее обязательства перед контрагентами.
Поступление активов или погашение обязательств будет доходом компании, только если ее капитал станет больше. Это и есть увеличение экономических выгод.
Пример:
Подписывайтесь на мой телеграм-канал, чтобы ничего не пропустить!
Вчера продавец договорился с покупателем о продаже товаров за 100 рублей. Вчера же на расчетный счет продавца поступила предоплата 50 рублей. Сегодня покупатель забрал со склада всю партию товара. Оставшиеся 50 рублей покупатель обещает заплатить завтра — такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Когда продавец получил доход и сколько он составил?
Простое и неправильное решение — признать доход 50 рублей вчера. Ведь вчера на расчетном счете появилось 50 рублей, то есть поступили активы. Но это предоплата за товар. Если продавец не отгрузит товар, то предоплату придется вернуть. Значит, вчера вместе с активом у продавца появились обязательство. Для его погашения нужно отгрузить товара на 50 рублей или вернуть деньги покупателю. Экономические выгоды не увеличились. Поэтому вчера дохода у продавца еще не было.
Капитал равен разности между активами и обязательствами — это следует из капитального уравнения. Чтобы увеличение активов стало доходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее увеличение обязательств. Чтобы уменьшение обязательств стало доходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее уменьшение активов.
В нашем примере первые 50 рублей, полученные вчера, стали доходом только сегодня, потому что обязательство погашено поставкой товаров. И сегодня же продавец получил еще один актив — дебиторскую задолженность покупателя, которая стоит 50 рублей. Если покупатель ее не погасит, продавец сможет взыскать долг в суде. Таким образом, сегодня продавец получил 100 рублей дохода.
Вот еще пара ситуаций, когда поступление денег не является доходом. В отличие от предоплаты, эти деньги доходом не станут никогда:
взят кредит. Деньги появились, но одновременно с обязательством по их возврату;
получена оплата от покупателя с НДС. НДС — доход государства, а не продавца, поэтому на сумму налога увеличились обязательства перед бюджетом.
Важно запомнить, что доход никак не связан по времени с поступлением денег. Деньги могут поступать раньше, позже или одновременно с получением дохода. Поступления могут вообще не быть связаны с доходами. Поэтому планировать и учитывать доходы нужно отдельно от планирования и учета платежей. Иначе можно потратить деньги, которые вы не заработали.
Виды доходов
Доходы в бухучете делятся на выручку и прочие доходы.
Выручка (Sales Revenue или просто Sales) — это доходы от обычных видов деятельности компании. Что считать обычными видами деятельности, определяет сама компания. Главное правило здесь — систематическое получение доходов. Если товар, продукция, работа или услуга продается регулярно, его продажа — обычный вид деятельности.
Вот что приносит выручку в разных бизнесах:
магазин — продажи покупных товаров;
завод — продажи собственной продукции;
брокер — продажи ценных бумаг;
парикмахерская — парикмахерские услуги;
лизинговая компания — сдача имущества в аренду.
При этом обычных видов деятельности у компании может быть несколько. Продуктовый магазин может открыть производство салатов, которые будут продаваться вместе с покупными товарами. А завод — продавать не только свою продукцию, но и покупные запчасти к ней. Такие продажи тоже будут приносить выручку.
Еще раз акцентирую внимание на моменте признания выручки. Выручка возникает в бухучете в момент перехода права собственности на товар или продукцию от продавца к покупателю. Для работ и услуг момент признания выручки — дата подписания акта об их выполнении.
Сумма выручки равна сумме возникшей дебиторской задолженности покупателя. Если покупка оплачена в момент приобретения, выручка совпадает с полученной суммой денежных средств. Если покупка оплачена частично, выручка складывается из суммы оплаты и остатка дебиторки. Это так называемая грязная выручка или выручка-брутто. В ней могут присутствовать НДС и акцизы, которые нужно будет вернуть государству. В бухгалтерской отчетности отражается нетто-выручка, из которой эти налоги исключаются, чтобы можно было понять реальный доход компании.
Пример:
Автосалон продал новый «Гелендваген» за 36 000 000 рублей. По условиям договора половину стоимости клиент оплачивает сразу, вторую половину — в течение года с момента покупки. Выручка-брутто складывается из 18 000 000 рублей уплаченных денег и 18 000 000 рублей дебиторки. Выручка-нетто — 30 000 000 рублей. Оставшиеся 6 000 000 рублей НДС — это доход государства, а не автосалона.
Прочие доходы (Other Revenue) — это любые доходы компании, кроме выручки. Например:
Разделение доходов на выручку и прочие доходы зависит от того, чем занимается компания. Для магазина арендная плата — прочий доход, а для лизинговой компании — выручка. Начисленные дивиденды будут выручкой для квалифицированного инвестора, но прочим доходом для завода. И только подарки квалифицируются как выручка разве что у профессиональной содержанки.
Пример:
Турагентство за месяц продало путевок на 600 000 рублей и услуг гида на 200 000 рублей. От размещения свободных денег на депозитах было получено 15 000 рублей, еще 300 000 рублей составил доход от продажи старого туристического автобуса. Всего доходов 1 115 000 рублей, из них выручка — 800 000 рублей, прочие доходы — 315 000 рублей.
Момент признания и оценка суммы прочих доходов определяются так же, как и у выручки. Исключение — подарки. Дебиторская задолженность при дарении не возникает, поэтому доход определяется по рыночной или справедливой стоимости подаренного актива в зависимости от его вида.
Что такое расходы и как их считать
Нельзя считать расходом любые уплаченные компанией суммы. Выплата — еще не обязательно расход. Все несколько сложнее.
Расходы (Expenses) — это уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов или возникновения обязательств, которое приводит к уменьшению капитала компании. Исключение — уменьшение капитала по решению собственников компании. Так гласит ПБУ 10/99 «Расходы организации».
Знакомо? Расходы определены зеркально доходам. И так же четко отделены выплаты денег от расходов. Здесь важно понять два момента:
Расходы возникают, когда компания отдает любые активы, а не только деньги. Или когда увеличиваются ее обязательства перед контрагентами.
Выбытие активов или возникновение обязательств будет расходом компании, только если ее капитал станет меньше. Это и есть уменьшение экономических выгод.
Пример 1:
Вчера продавец и покупатель договорились о купле-продаже партии товаров за 100 рублей. Вчера же покупатель перечислил предоплату 50 рублей. Сегодня он забрал со склада всю партию товара. Оставшиеся 50 рублей покупатель заплатит завтра — такой порядок оплаты зафиксирован в договоре купли-продажи. Когда покупатель понес расход и сколько он составил?
Вчера с расчетного счета ушло 50 рублей. Это предоплата за товар. Если продавец не отгрузит товар, то предоплату придется вернуть. Значит, вчера одновременно с выбытием одного актива (денежных средств) у компании появился другой актив (дебиторская задолженность). То есть, меньше активов не стало и экономические выгоды не уменьшились. Поэтому вчера расхода у покупателя еще не было. Сегодня у покупателя появился новый актив — товары, которые он забрал со склада продавца. Их стоимость — не расход, потому что активов стало больше, а не меньше. То есть сегодня расхода тоже нет.
Снова напомню капитальное уравнение, из которого следует, что капитал равен разности между активами и обязательствами.
Чтобы уменьшение активов стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее уменьшение обязательств. Чтобы увеличение обязательств стало расходом, нужно в результате сделки не получить такое же или большее увеличение активов.
Так может, в нашем примере расход появится завтра, когда покупатель выплатит вторые 50 рублей? Ведь активы-то уменьшатся. Нет. Сегодня покупатель получил товаров на 100 рублей Это не доход, потому что на эти же 100 рублей возникло обязательство перед продавцом. Частично оно погашено вчера, когда покупатель перечислил предоплату. Завтра оно будет погашено полностью. Покупатель останется при своих активах, просто они изменят форму: 100 рублей денежных средств поменяется на 100 рублей товаров.
Пример 2:
Вчера компания взяла в кредит 100 рублей на год под 20%. За пользование деньгами банка она при возврате кредита должна будет заплатить 20 рублей процентов. Являются ли расходом выплаты по кредиту?
При получении кредита вместе с активом (деньгами) возникает обязательство. При его погашении — обязательство списывается. Нет ни дохода, ни расхода. Но это относится только к телу кредита — сумме, которая была взята в долг. В нашем примере это 100 рублей. Проценты по кредиту — это увеличение обязательств перед банком, в обмен на которые заемщик не получает никаких активов. Другие обязательства при этом не уменьшаются. Следовательно, начисленные проценты уменьшают экономические выгоды компании. Поэтому 20 рублей процентов — это расход. Причем расход этот возникает, не когда проценты выплачиваются, а когда банк получает право их истребования по договору.
Как и для доходов, важно запомнить, что расходы никак не связаны по времени с поступлением денег. Деньги могут выплачиваться раньше, позже или одновременно с признанием расхода. Выплаты могут вообще не быть связаны с расходами. Поэтому планировать и учитывать расходы нужно отдельно от планирования и учета платежей.
Чем затраты отличаются от расходов
На бытовом уровне эти понятия употребляются как синонимы. Да и предприниматели часто путают их. Чего уж там — и многие бухгалтеры не понимают разницы. Из-за этого принимаются неправильные управленческие решения. Определять прибыль как разницу между доходами и затратами — все равно, что вычитать из теплого мягкое в надежде получить зеленое. Давайте разбираться.
Затраты — категория, которая в российском правовом поле долго не была определена. В международных стандартах затраты (Cost) также не расшифровываются. Но на Западе все понимают cost примерно одинаково — уровень экономической подготовки среднего бухгалтера там выше, да и терминология выстраивалась веками. А у нас подмена понятий идет даже на уровне минфиновской нормативки. Лишь с 2020 года начали вводить федеральные стандарты бухгалтерского учета нового поколения, в которых под затратами понимается уменьшение активов компании или увеличение ее обязательств, связанных с поступлением конкретных видов активов.
Перевожу: затраты — это стоимость потребленных ресурсов. Купили материалы – затратами будет цена приобретения. Начислили зарплату — образовались затраты в сумме обязательств перед работником. Но при этом далеко не очевидно, что экономические выгоды компании уменьшились, и надо признавать расход.
Пример:
ООО «Рога и копыта» производит торты. Позавчера были куплены продукты на 300 рублей. Вчера из этих продуктов начали делать три торта. Сегодня испекли два, еще один только предстоит отправить в духовку. Зарплата кондитера за два готовых торта составила 200 рублей, за один незаконченный — 70 рублей. Для простоты будем считать, что больше никаких затрат не было. Один из двух испеченных тортов сегодня продали, второй пока стоит в холодильнике.
Торт №1: изготовлен и продан. Затраты составили 200 рублей. (100 рублей — продукты и 100 рублей — зарплата). Расходы — 200 рублей, так как актив выбыл и теперь торт — актив покупателя.
Торт №2: изготовлен и не продан. Затраты составили 200 рублей (100 рублей — продукты и 100 рублей — зарплата). Расходы — 0 рублей. Актив остался у нас. Фактически мы обменяли один актив (деньги) на другой (готовая продукция). Экономические выгоды не изменились.
Торт №3: изготовлен не полностью. Затраты составили 170 рублей (100 рублей — продукты и 70 рублей — зарплата). Расходы — 0 рублей. Актив остался у нас. Фактически мы обменяли один актив (деньги) на другой (незавершенное производство). Экономические выгоды не изменились.
Всего затраты за месяц составили 570 рублей, а расходы только 200 рублей. 370 рублей капитализированы в активах. Они станут расходами, когда мы продадим оставшиеся торты.
Если цена торта 250 рублей, то доходы за период составили 250 рублей. Вычитая из них расходы, получим прибыль 50 рублей. И это настоящая прибыль: мы поменяли актив, стоимостью 200 рублей, на 250 рублей денег.
Вычитая из доходов затраты, получим убыток 320 рублей? Нет! Это не убыток. Завтра мы продадим оставшиеся 2 торта за 500 рублей и заработаем на каждом по 50 рублей. Если мы будем считать 370 рублей, капитализированных в стоимости тортов, расходами, то можем решить, что делать торты — плохой бизнес. И отказаться от выгодного направления.
Не вычитайте затраты из доходов — это бессмысленное и вредное занятие. И тете Маше расскажите.
Виды расходов
Расходы в бухучете делятся на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.
В расходы по обычным видам деятельности включают три главных составляющих:
себестоимость;
коммерческие расходы;
управленческие расходы.
Себестоимость (Cost of Goods) — это затраты на изготовление и продажу продукции, выполнение работ, оказание услуг. Дальше, говоря о продукции, буду подразумевать работы и услуги тоже.
Вроде простое определение, но важно понимать, что себестоимость бывает разная. Каждую из посчитанных себестоимостей анализируют для своих целей. И если себестоимость продукции – 100 рублей, а выручка от продаж — 150 рублей, вовсе не обязательно прибыль от продаж составит 50 рублей. Такой информации недостаточно — нужно уточнить, о какой именно себестоимости идет речь.
Производственная себестоимость — это затраты на изготовление продукции. Ее нужно считать и раскладывать на составляющие, чтобы понять, что можно подкрутить в производственном процессе. Например, уменьшить непроизводительные расходы материалов, перейти на более дешевые аналоги или организовать работу более эффективно, чтобы снизить затраты на оплату труда.
Производственная себестоимость за месяц показывает, во сколько обошлось производство. Но ее бесполезно сравнивать с выручкой по трем причинам:
Мало произвести продукцию, ее надо еще продать. А до того, как она продастся, где-то хранить. И все это — дополнительные расходы, которые влияют на финансовый результат.
Не всегда продукция, которую начали производить в этом месяце, выпущена в этом же месяце. Затраты уже есть — продукции еще нет. Такие затраты в формируют стоимость незавершенного производства. И это ваш актив.
Не всегда произведенная за месяц продукция продана в этом же месяце. Это относится только к продукции, для работ и услуг не актуально. Если продукция осталась на складе — это тоже ваш актив.
Когда вы смотрите в отчет о финансовых результатах, то видите там именно производственную себестоимость проданной продукции. Если у вас торговая организация — все проще. Вместо производственной себестоимости есть стоимость, по которой вы приобрели перепроданные товары. В бухучете ее называют фактической себестоимостью товаров.
Себестоимость продаж, она же полная себестоимость — это расходы на изготовление и продажу продукции. Себестоимость продаж складывается из производственной себестоимости проданной продукции и расходов на ее продажу. Именно эту себестоимость надо сравнивать с выручкой для корректного определения финансового результата.
Пример 1:
Вернемся к тортам. За день было изготовлено и продано три торта. Для их изготовления было куплено продуктов на 500 рублей, еще 1 000 рублей составила зарплата кондитера. Торты продаются в соцсетях по 1 000 рублей. Таргетированная реклама обошлась в 2 000 рублей.
Производственная себестоимость: 1 500 рублей (500 рублей + 1 000 рублей).
Себестоимость продаж: 3 500 рублей (1 500 рублей + 2 000 рублей).
Убыток от продаж: 500 рублей (3 000 рублей – 3 500 рублей).
Если бы собственник при определении финансового результата ориентировался на производственную себестоимость, он бы решил, что владеет прибыльным бизнесом. Но это не так.
Пример 2:
Те же условия, но продано два торта.
Производственная себестоимость выпуска: 1 500 рублей.
Себестоимость продаж: 3 000 рублей (2 * 500 рублей + 2 000 рублей)
Убыток от продаж: 1 000 рублей (2 000 рублей – 3 000 рублей)
Еще 500 рублей — производственная себестоимость оставшегося на складе торта. Если завтра его купят без дополнительной рекламы, то он принесет прибыль в 500 рублей, но в целом бизнес все равно сработал с убытком.
Коммерческие расходы (Selling Expense) — это расходы на продажу товаров, продукции, работ, услуг. Состав таких расходов зависит от того, чем занимается компания.
Если она производит продукцию, то расходы на продажу начинаются сразу после того, как продукция выпущена. Коммерческими будут расходы на:
хранение продукции (аренда или амортизация складов, зарплата кладовщиков и грузчиков);
продвижение ее к покупателю (маркетинг и реклама, услуги посредников-продавцов);
отгрузку (упаковка, доставка, растаможка экспорта, страховка в пути).
Если компания выполняет работы или оказывает услуги, то коммерческими будут в основном расходы, связанные с их продвижением. Хранить и отгружать попросту нечего.
Если компания продает товары, то коммерческими являются почти все расходы, связанные с торговлей, кроме себестоимости самих товаров:
транспортно-заготовительные расходы (вознаграждения посредникам-снабженцам, растаможка импорта, страховка в пути);
стоимость доставки купленных товаров до своего склада или магазина, а проданных товаров — до покупателя;
зарплата (от директора до продавца — все занимаются продажей);
амортизация или аренда зданий, оборудования и транспорта;
расходы на маркетинг и рекламу;
представительские расходы;
расходы на гарантийный ремонт;
любые другие расходы на хранение и отгрузку товаров.
Управленческие расходы (Administrative Expense) — это расходы, которые не связаны с производством, хранением и сбытом продукции, но необходимы для работы компании. Еще их называют общехозяйственными.
Сюда входят:
зарплата управленцев и прочих офисных сотрудников от бухгалтера до уборщицы;
затраты на содержание офиса от кофе с печеньками до амортизации или аренды;
затраты на оценку, аудит и прочие консалтинговые услуги;
транспортные расходы офисного планктона от содержания персоналки директора до корпоративного такси или проездных за счет компании;
представительские расходы, если нет возможности соотнести их с продажей конкретных товаров;
любые другие расходы по обычным видам деятельности, не связанные с производством, хранением или сбытом продукции.
Перечень управленческих расходов для конкретного предприятия зависит от специфики его деятельности. Например, для большинства бизнесов зарплата бухгалтера — общехозяйственный расход, а в бухгалтерских компаниях она входит в себестоимость услуги. Для колл-центра стоимость телефонии — это производственные затраты, а для завода — общехозяйственный расход.
В основном управленческие расходы направлены на содержание административно-управленческого персонала и офисной инфраструктуры. Когда я начинал свою карьеру на заводе, таких сотрудников цеховой люд метко называл нахлебниками. Потому что они не производят продукцию и не продают ее. А кормить их надо.
В этом есть своя правда. Управленческие расходы, как правило, являются условно-постоянными. То есть не зависят от объемов выпуска. А значит, они должны быть как можно меньше.
Прочие расходы (Other Expense) — это любые расходы компании, которые не относятся к ее основной деятельности. Разделение на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы производится аналогично разделению на выручку и прочие доходы.
Вот типичные представители прочих расходов:
расходы по содержанию сданных в аренду основных средств, если у вас не лизинговая компания;
стоимость любых выбывших активов, кроме продукции и товаров;
расходы по оплате услуг банков;
штрафы, пени и неустойки за нарушение условий договоров с контрагентами;
расходы на устранение последствий от пожаров, аварий, стихийных бедствий и прочих форс-мажоров;
стоимость подарков для дарителя;
проценты, начисленные по взятым кредитам и займам.
Последний показатель раскрывается в отчете о финансовых результатах отдельно от остальных прочих расходов. Там он называется «Проценты к уплате». Так установлено ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность». Сделано это для того, чтобы из финансовой отчетности можно было оценить уровень кредитной нагрузки компании.
Пример:
Завод продал за месяц две партии продукции, затраты на производство каждой составили 500 000 рублей. Затраты на хранение и доставку продукции — 100 000 рублей, на рекламу — 30 000 рублей. Первая партия доставлена в срок, вторая с опозданием, за которое пришлось выплатить неустойку 40 000 рублей. Всего расходов 1 170 000 рублей, из них себестоимость продаж — 1 000 000 рублей, коммерческие расходы — 130 000 рублей, прочие расходы — 40 000 рублей.
Коротко о доходах и расходах
Доходы — это не всегда поступления денег. В бухгалтерском учете доход — это увеличение экономических выгод за счет роста активов или снижения обязательств (кроме вкладов учредителей). Например, предоплата не считается доходом, пока товар не передан покупателю. Доход возникает при переходе права собственности на товар, когда все обязательства продавца исполнены.
Виды доходов:
Выручка — доходы от основной деятельности (например, продажи товаров или оказания услуг).
Прочие доходы — доходы, не связанные с основной деятельностью (например, от аренды или продажи основных средств).
Расходы — это не всегда выплаты. В бухгалтерском учете расход — это уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов или возникновения обязательств, которое приводит к уменьшению капитала компании (кроме изъятий собственников из капитала). Например, оплата поставщику — не расход, пока покупателем не получен товар.
Виды расходов:
По обычным видам деятельности:
себестоимость;
коммерческие расходы;
управленческие расходы.
Прочие расходы, например, штрафы или проценты по полученным кредитам.
Затраты — это не всегда расходы. Затраты — это стоимость потребленных ресурсов (например, материалов или труда). Они становятся расходами только при уменьшении капитала. Например, стоимость отпущенных в производство материалов — затраты, но на отчетную дату они могут капитализироваться в стоимости активов (незавершенного производства или готовой продукции на складе). Расходами эта стоимость станет только, когда продукция будет продана.
