Инвентаризация: задачи, порядок проведения, бухгалтерский учет
Инвентаризация — это проверка фактического наличия активов и обязательств, отраженных в бухгалтерском учете. При помощи инвентаризации поддерживается достоверность бухгалтерского учета. Объясняю, как и зачем проводить инвентаризацию, когда это требуется делать и как отражать результаты инвентаризации в бухгалтерском учете.
Инвентаризация (Inventory Counting) — это инструмент, без которого бухгалтерский учет был бы просто красивым умопостроением, далеким от реальности. Процедура отлично показана в фильме «Служебный роман». Помните сцену в кабинете Людмилы Прокофьевны, когда сотрудницы поднимали каждый предмет обстановки, диктовали числа и названия, а завхоз в исполнении Буркова отмечал их в журнале? Примерно так и должна работать инвентаризационная комиссия.
Закон «О бухгалтерском учете» говорит, что при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Перевожу на русский: задача инвентаризации — определить, соответствуют ли бухгалтерские данные реальному наличию активов и обязательств. Если этого не делать, активы имеют склонность пропадать, а обязательства — отражаться не полностью. Случается и обратное: обязательство уже нужно списать, а оно продолжает числиться, или актив есть, но он не принят к учету. Виной тому как злоупотребления, так и ошибки. Инвентаризация позволяет привести бухучет в соответствие с истинным имущественным положением компании.
Когда проводить инвентаризацию
Инвентаризации бывают обязательными и инициативными. Первые проводятся в силу требований нормативных документов, вторые — по инициативе менеджмента или собственников компании.
С 1 апреля 2025 года бухгалтерский учет инвентаризации регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Этот стандарт предписывает проводить обязательные инвентаризации в следующих случаях:
Подписывайтесь на мой телеграм-канал, чтобы ничего не пропустить!
При передаче и возврате активов в аренду, управление, безвозмездное пользование
Непосредственно перед передачей или возвратом
При отчуждении активов
Непосредственно перед отчуждением
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность
По состоянию на день приемки-передачи дел
При смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива более 50% его членов (при коллективной материальной ответственности)
По состоянию на день приемки-передачи дел
По требованию одного или нескольких членов коллектива (при коллективной материальной ответственности)
Непосредственно по факту предъявления требования
При установлении факта утраты или порчи активов
Непосредственно по установлению такого факта
При пожаре, аварии, стихийном или ином бедствии, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация
Непосредственно по окончании соответствующего события
При реорганизации организации, (кроме реорганизации в форме преобразования)
Перед составлением передаточного акта или разделительного баланса
При ликвидации организации
Перед составлением промежуточного ликвидационного баланса
Для отдельных активов есть особые сроки проведения обязательной инвентаризации. Запасы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях проверяют в период их наименьших остатков. Это установлено для того, чтобы облегчить проведение инвентаризации в суровых климатических условиях. Библиотечные фонды достаточно проверять раз в пять лет, другие основные средства — раз в три года.
Инициативные инвентаризации обычно проводят, если есть подозрение, что бухгалтерский учет оторвался от реальности. Например, утрачено доверие к материально ответственному лицу. В таких случаях проводится внезапная инвентаризация, о которой его не предупреждают. Инициативные инвентаризации могут быть и плановыми. Например, проводиться в конце каждого месяца, недели или даже дня. О таких инвентаризациях материально ответственные лица знают заранее и готовятся к ним. Это имеет воспитательный эффект и предупреждает злоупотребления. Когда сотрудник знает, что его точно проверят, он не одолжит имущество компании «до зарплаты».
Инвентаризационная комиссия
Перед проведением инвентаризации руководитель организации подписывает приказ о назначении инвентаризационной комиссии. При большом объеме работ могут создаваться несколько комиссий. В их состав включаются председатель и члены комиссии. Председатель — обычно представитель топ-менеджмента (замдиректора, главный инженер или главный бухгалтер). Члены комиссии: бухгалтеры (обычно ведущие учет по тем участкам, которые проверяют) и инженерно-технический работник (чтобы материально ответственное лицо на голубом глазу не подсунуло бухгалтерам координатно-расточной станок под видом карусельного).
ФСБУ 28/2023 устанавливает следующие требования к инвентаризационным комиссиям:
нельзя включать в состав комиссии материально ответственных лиц проверяемых объектов;
результаты инвентаризации недействительны, если при проведении отсутствовало больше 1/5 членов комиссии.
Инвентаризационную комиссию можно не создавать, если:
Работниками организации являются только руководитель и главный бухгалтер либо только руководитель — в этом случае они сами себе комиссия.
Организация заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором.
Инвентаризация проводится ревизионной комиссией организации.
Порядок проведения инвентаризации
Технически инвентаризация проводится так. Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи проверяемых объектов, комиссия берет их и выдвигается на участок. Там, в зависимости от того, что проверяется, ценности пересчитывают, взвешивают, перемеряют и вносят в опись в присутствии материально ответственного лица. При инвентаризации обязательств проверяется соответствие первичных документов и остатков по счетам, составляются акты сверки расчетов с контрагентами. ФСБУ 28/2023 устанавливает способы инвентаризации, которые нужно применять к конкретным проверяемым объектам:
Проверяемый объект бухгалтерского учета
Способ инвентаризации
Активы
Подсчет, взвешивание, обмер, осмотр, альтернативные способы (фото- и видеофиксация)
Имущество на забалансовых счетах (например, принятые на комиссию товары)
Не учитываемое имущество, информация о котором раскрывается в бухгалтерской отчетности (например, условные активы)
Обязательства на забалансовых счетах (например, обеспечения обязательств и платежей выданные)
Не учитываемые обязательства, раскрываемые в бухгалтерской отчетности (например, условные обязательства)
Неучтенные обязательства и имущественные права (любые выявленные обязательства и имущественные права)
Если доступ к материальным объектам затруднен, их существование определяется косвенно путем фиксации результатов функционирования этих объектов. Например, чтобы проверить наличие электрического кабеля в стене, не нужно разбирать эту стену. Достаточно щелкнуть выключателем и убедиться, что электричество поступает. А чтобы убедиться в наличии утопленного в колодце насоса, можно просто включить его и получить воду. Такой подход закреплен в Рекомендации Р-158/2024-КпР «Альтернативный способ инвентаризации».
Если при проведении инвентаризации выявляются излишки или недостачи, их заносят в сличительные ведомости, на основании которых в бухгалтерском учете потом делают корректировочные проводки.
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации
По результатам инвентаризации проводят разбор полетов. Недостачи и излишки подлежат оценке:
Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и отложенных налоговых обязательств
Подтвержденная расчетами сумма
Расхождения в суммах других обязательств и дебиторской задолженности
Сумма, вытекающая из подтверждающих задолженность или обязательства документов и признаваемая правильной экономическим субъектом
Излишки принимают к бухгалтерскому учету в качестве доходов. Недостачи относят либо на виновника, либо на расходы — если виновника нет, он не найден или долг нереален для взыскания. Если актив поврежден, но его можно использовать или продать, стоимость актива корректируется на величину обесценения. Вот как отражаются результаты инвентаризации в бухгалтерском учете:
Инвентаризация — это проверка фактического наличия активов и обязательств компании и их соответствия данным бухгалтерского учета. Она необходима для выявления ошибок, злоупотреблений и расхождений между учетными и реальными данными. Инвентаризация бывает обязательной (по закону) и инициативной (по решению руководства). С 1 апреля 2025 года порядок ее проведения регулируется ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
Обязательную инвентаризацию проводят в установленных случаях, например, перед составлением годовой отчетности или при смене материально ответственных лиц. Инициативная инвентаризация может быть плановой или внезапной, что помогает предотвратить злоупотребления.
Для проведения инвентаризации создают комиссию, в нее не могут входить материально ответственные лица, которых проверяют. Активы сверяют любым подходящим способом: пересчитывают, взвешивают или проверяют наличие альтернативными методами. Обязательства и капитал — путем проверки документов и выполнения расчетов.
